M365 Transformation

Internationale Microsoft 365 Transformation                                          – Einführung eines neuen Lizenzmodells für über 20.000 Mitarbeitende

Der Faktor Mensch entscheidet über den Erfolg einer Transformation

Technische Lösungen lassen sich implementieren. Nachhaltige Veränderungen entstehen jedoch erst dann, wenn Menschen den Wandel verstehen, akzeptieren und erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Im Rahmen eines internationalen Transformationsprogramms begleiteten wir als Interim Senior Program Management die Einführung eines neuen Microsoft-365-Lizenzmodells. Ziel des Programms war die Einführung eines wirtschaftlichen und zukunftsfähigen Lizenzkonzeptes für mehr als 20.000 Mitarbeitende in einem international tätigen Unternehmen.

Dabei standen nicht allein die technische Umsetzung und die Lizenzzuordnung im Mittelpunkt. Entscheidend war vielmehr, eine Lösung zu entwickeln, die den unterschiedlichen Anforderungen der Fachbereiche gerecht wird und gleichzeitig wirtschaftliche, organisatorische und regulatorische Rahmenbedingungen berücksichtigt.

Projektumfang

• Einführung eines neuen Microsoft-365-Lizenzmodells für mehr als 20.000 Mitarbeitende
• Internationale Programmsteuerung und Koordination aller Projektbeteiligten
• Entwicklung eines rollenbasierten Lizenzkonzeptes
• Einführung standardisierter Entscheidungs- und Governance-Prozesse
• Steuerung der Kommunikation und des organisatorischen Change Managements
• Aufbau eines strukturierten Hypercare- und Supportkonzeptes
• Enge Zusammenarbeit mit Betriebsrat, Personalvertretungen sowie internationalen Stakeholdern
• Unterstützung der Fachbereiche während der Umstellungsphase
• Sicherstellung einer wirtschaftlichen und nachhaltigen Lizenznutzung

Unsere Aufgaben

Im Rahmen des Mandats übernahmen wir die übergreifende Steuerung des Transformationsprogramms und fungierten als zentrale Schnittstelle zwischen Management, IT, Fachbereichen, Lizenzmanagement, Service Desk, externen Partnern und internationalen Landesgesellschaften.

Zu unseren Aufgaben gehörten insbesondere:

• Gesamtsteuerung des Programms
• Projektplanung und Governance
• Stakeholder-Management auf Management- und Arbeitsebene
• Risiko- und Eskalationsmanagement
• Steuerung der Projektkommunikation
• Planung und Koordination der Rollout-Wellen
• Entwicklung von Entscheidungsgrundlagen für das Management
• Aufbau und Begleitung des Hypercare- und Supportmodells
• Erstellung von Kommunikations- und Schulungsunterlagen
• Koordination internationaler Projektteams
• Abstimmung mit Betriebsrat und Personalvertretungen

Besondere Herausforderungen

Ein Lizenzwechsel bedeutet weit mehr als den Austausch einer Softwarelizenz.

Arbeitsweisen verändern sich, bestehende Prozesse müssen hinterfragt und Anwender auf neue Arbeitsweisen vorbereitet werden. Gleichzeitig gilt es, Kosten, Compliance, technische Anforderungen und die Erwartungen der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen.

Der Projekterfolg beruhte deshalb auf einer transparenten Kommunikation, einer nachvollziehbaren Governance sowie einer intensiven Begleitung der Anwenderinnen und Anwender während der gesamten Transformationsphase.

Erfolgsfaktoren

Den nachhaltigen Erfolg des Programms unterstützten insbesondere:

• klare Governance-Strukturen
• frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder
• vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Personalvertretungen
• strukturierte Kommunikationsmaßnahmen
• praxisnahe Entscheidungsprozesse
• konsequente Anwenderorientierung
• professionelles Hypercare- und Supportmodell
• internationale Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg

Unser Fazit

Große Transformationsprogramme sind selten reine IT-Projekte.

Sie verbinden Technologie, Organisation, Kommunikation und Menschen. Genau an dieser Schnittstelle entstehen nachhaltige Veränderungen.

Mit unserer langjährigen Erfahrung in regulierten Branchen unterstützen wir Unternehmen dabei, komplexe Programme strukturiert zu steuern, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen und Veränderungen erfolgreich umzusetzen.

Nicht die Technologie steht im Mittelpunkt – sondern der Mensch.

Der Faktor Mensch.